Neue Funktionen für die Collaboration-Tools von Zoho

Zoho aktualisiert seine Collaboration-Lösungen “Zoho WorkDrive”, “Zoho Sign”, “Zoho Notebook” und “Zoho Projects”. Die Produkte erhalten mit dem Update neue Funktionen, die sich um die Bereiche “branchenspezifische Anforderungen”, “Workflow-Automatisierung” und “KI” drehen. Nach Angaben des Herstellers sollen die neuen Features eine asynchrone Zusammenarbeit fördern und die Produktivität steigern. Das bringt vor allem in global operierenden Unternehmen Vorteile mit sich, bei denen die Partner, Kunden und Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen tätig sind.

Nach einem Plus von 78 Prozent bei der Migration von Systemen der Top-Wettbewerber auf die Collaboration-Lösungen von Zoho treibt das Unternehmen strategische Updates für die wichtigsten Tools voran. Diese betreffen die drei treibenden Kräfte für eine nahtlose Zusammenarbeit: KI, Automatisierung und Personalisierung.

Neue KI-Funktionen 

Die Projektmanagement-Plattform Zoho Projects enthält jetzt Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP), die von Zia, der von Zoho eigens entwickelten KI-Engine, unterstützt werden. Mithilfe von umgangssprachlichen Sprachbefehlen können Anwender die tiefgehende, einheitliche Suchmaschine von Zoho nutzen, um Informationen zu finden, die über alle Zoho-Apps hinweg gespeichert sind. Dadurch reduziert sich die Zeit, die Mitarbeiter für die Extraktion von kontextbezogenen Informationen brauchen, erheblich. Innerhalb von Zoho Projects kann Zia benutzerdefinierte Diagramme und Analyse-Dashboards über Zia Insights zusammenfassen, um Task-Empfehlungen auf der Grundlage der Analyse großer Datensätze zu generieren und so die Transparenz für alle Mitglieder innerhalb asynchroner Teams zu verbessern. 

Zoho Notebook, die Anwendung zur Erstellung von Notizen, erhält ebenfalls wichtige KI-Funktionen. Die App nutzt Zia, um intelligente Zusammenfassungen, Aufgabenmanagement, automatisches Tagging von Themen, Datenanalyse und visuelle Diagrammerstellung aus Notizen sowie die Erstellung von Kalendereinträgen für die nächsten Projektschritte zu ermöglichen. Zoho Notebook interpretiert und optimiert den Ton von Nachrichten und fügt den Kontext ein, so dass die Informationen leicht verarbeitet werden können. Durch die enge Integration mit Zoho Projects und WorkDrive ermöglicht Zoho Notebook zudem die kontextbezogene Erstellung von Notizen sowie den einfachen Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen. Mit der neuen Funktion Whiteboard können Benutzer darüber hinaus Brainstormings in Echtzeit durchführen, indem sie einfach Audio- oder Videomeetings in die Anwendung einbetten. 

Neue Funktionen für die Workflow-Automatisierung

Die visuelle Workflow-Automatisierungstechnologie Blueprint ist ab sofort in Zoho Projects, Zoho WorkDrive und Zoho Sign verfügbar. Mit Blueprint können Nutzer skalierbare, wiederholbare und einfach zu verfolgende Projektabläufe erstellen. Die Technologie stellt bei jedem Schritt der Prozesserstellung die richtigen Materialien und den richtigen Kontext bereit – etwa bei der Überprüfung eines gemeinsam genutzten Dokuments oder bei der Analyse bestimmter Daten, um die Genauigkeit zu gewährleisten, die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den Prozess zu beschleunigen.

Die Dateimanagement-Lösung Zoho WorkDrive enthält jetzt eine Workflow-Automatisierung, die es den Nutzern ermöglicht, Content-Prozesse über Abteilungen und Teams hinweg abzubilden, zu verwalten und zu automatisieren und so menschliche Fehler zu reduzieren. Dies schließt die Überprüfung und Genehmigung von rechtlichen Vorgaben oder Verträgen, die Optimierung der Datenerfassung für ein reibungsloses Onboarding, konsistente HR-Prozesse und ein transparenteres Aufgabenmanagement ein. 

Zoho Sign, eine Lösung für digitale Signaturen und ID-Verifizierung, kann in jeder Phase eines Workflows in einheitliche Systeme integriert werden und sorgt dafür, dass Unternehmen keine Zeit mehr mit der Suche nach einer Unterschrift verlieren. Die Software bietet nun die Möglichkeit, wiederverwendbare Vorlagen, Verkaufsaufträge, HR-Dokumente, Rechtsunterlagen und vieles mehr zu erstellen, die automatisch an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet werden können. Zoho Sign unterstützt zudem ab sofort wissensbasierte Authentifizierung für Finanztechnologieunternehmen und Kontrollen gemäß US FDA 21 CFR Part 11 für die Gesundheits- und Biowissenschaftsindustrie. Für die Europäische Union und Großbritannien bietet Zoho darüber hinaus die qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES), ID-Verifizierung über EU eID sowie EU GMP Annex 11 an. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Unterschrift können Unternehmen mit Zoho Sign Dokumente um durchschnittlich 80 Prozent schneller bearbeiten und sparen so im Schnitt 50 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr. 

Neue Funktionen für branchenspezifische Workflows 

Auch für die speziellen Anforderungen der unterschiedlichsten Branchen hat Zoho einige Neuerungen vorgenommen: 

• Durch die Integration von Zoho Lens, dem Augmented-Reality-Assistenztechnologie-Tool, in Zoho Projects ist die Baubranche jetzt in der Lage, Probleme aus der Ferne zu lösen. So können Bauleiter beispielsweise Fernzugriff auf die Gerätekameras der Arbeiter vor Ort anfordern, um Fehler in Echtzeit zu beheben und genaue, stets aktuelle Aufzeichnungen über Maschinen zu führen.
• Die neue DLP-Sicherheitskontrolle von Zoho WorkDrive ermöglicht es der Gesundheitsbranche, sensible Daten manuell zu kennzeichnen oder automatisch zu prüfen und zu klassifizieren, um sie vor dem Zugriff oder der Weitergabe durch unbefugte Stellen zu schützen. Weitere Funktionen sind anpassbare Workflows mit Zoho Projects und HIPAA-konforme (Health Insurance Portability and Accountability Act) digitale Signaturen mit Zoho Sign.
• Blueprint in Zoho Projects hilft Fertigungsunternehmen, ihre Prozess-Pipeline zu planen und zu verwalten sowie Prozessschritte wie Prototypentests, Phase-Gates oder Bestandsmanagement zu automatisieren. Dank der Integration von Project in Zoho Lens sind Manager außerhalb des Standorts zudem in der Lage, mithilfe von AR-Technologie Prozesse vor Ort zu verfolgen und Fehler zu beheben.
• Die Luftfahrtindustrie, in der ein hohes Maß an Transparenz und regelmäßiger Überprüfung durch Dritte gesetzlich vorgeschrieben ist, kann auf benutzerdefinierte, einheitliche Dashboards zugreifen, die einen Single-Source-of-Truth-Ansatz unterstützen und von internen und externen Stakeholdern sicher überwacht und reguliert werden können. Darüber hinaus steht ein hybrides Projektmanagement zur Verfügung, das sich an der DMAIC-Methodik orientiert und iterative Geschäftsverbesserungen ermöglicht. DMAIC steht für die fünf Phasen eines Prozessmanagement-Prozesses (Define, Measure, Analyse, Improve, Control).

Preise und Verfügbarkeit 

Zoho Projects, Zoho WorkDrive, Zoho Sign und Zoho Notebook sind ab sofort weltweit verfügbar.

Weitere Informationen: https://www.zoho.com/r/collaborativeworkmanagement.html